Kennis delen. Samen verder.
Kennisborging bij pensionering: voorkom verlies van ervaring
Er zijn van die verhalen die je aan het denken zetten. Verhalen waarin één onderwerp centraal staat: kennis.
De komende jaren gaan veel ervaren medewerkers met pensioen. Daarmee verdwijnt niet alleen capaciteit uit organisaties, maar ook jarenlange kennis en ervaring. Kennis die lang niet altijd is vastgelegd in procedures, handleidingen of systemen.
Het risico van kennisverlies bij pensionering
Ik heb vaak gezien dat er sprake is van een koude overdracht. De opvolger moet dan zelf opnieuw uitzoeken hoe iets werkt en waarom bepaalde keuzes ooit zijn gemaakt. Met een warme overdracht had die kennis gewoon kunnen worden doorgegeven.
Wat ik nu zelf meemaak, vind ik minstens zo zorgelijk. Uit angst dat kennis verloren gaat, proberen organisaties vooraf oplossingen te bedenken met externe experts, generieke workarounds of door bestaande voorzieningen stop te zetten. Soms wordt daarmee juist afgebroken wat jarenlang goed heeft gefunctioneerd.
De organisatiekennis van Jan
Kijk eens vanuit het perspectief van Jan, die na 25 jaar met pensioen gaat. Hij heeft zich jarenlang ingezet voor zijn organisatie. En vlak voor zijn vertrek ziet hij hoe voorzieningen die hij heeft opgebouwd, worden ontmanteld omdat anderen denken dat het anders of eenvoudiger kan.
Natuurlijk moet een organisatie blijven vernieuwen. Maar niet iedere organisatie is hetzelfde. Wat op papier een generieke oplossing lijkt, sluit niet automatisch aan op de specifieke processen, uitzonderingen en ervaringen die binnen een organisatie zijn gegroeid.
Kennisoverdracht is meer dan een procedure
Managers, besef dat uw organisatie uniek is. Verlies die eigen kennis niet uit het oog wanneer u processen verandert of oplossingen vervangt.
Een warme overdracht is meer dan uitleg geven over een functie. Het gaat ook om het delen van ervaringen, gemaakte keuzes, uitzonderingen en de redenen waarom iets werkt zoals het werkt.
Juist die kennis moet worden geborgd voordat ze de deur uitloopt.
Want kennisoverdracht begint niet op de laatste werkdag. Die begint ruim daarvoor.
Bron : De Ondernemer: Het bedrijf draaide 25 jaar probleemloos, totdat Jan met pensioen ging: ‘Niemand wist hoe de machine werkte’